Damit deutsche Urkunden in Spanien als authentisch anerkannt werden, benötigt Ihr eine Überbeglaubigung durch eine Haager Apostille. Die Haager Apostille gilt also als eine Bestätigung der Echtheit einer Urkunde. Diese bekommt man beispielsweise beim Amtsgericht. Weitere Informationen möchten wir Euch in diesem Artikel näherbringen. Zur genauen individuellen Vorgehensweise kann Euch jedoch am besten Euer Notar weiterhelfen.
Dokumente und Urkunden, die im Ausland vorgelegt werden, müssen gesondert beglaubigt werden, um ihre Echtheit zu garantieren. Urkunden sind in ihrer Ursprungsform zunächst nicht rechtsverbindlich und werden in der Regel von ausländischen Behörden und häufig auch von Banken nicht anerkannt. Möchtet Ihr beispielsweise ein Unternehmen im Ausland gründen oder dort ein Geschäft abschließen, müsst Ihr die notwendigen Dokumente mit der Haager Apostille beglaubigen lassen.
Grundsätzlich muss der Notar nur die Echtheit der Unterschrift des Repräsentanten auf dem Dokument beglaubigen. Die Haager Apostille verleiht dieser Beglaubigung wiederum Wirkung im EU-Ausland. Inhaltlich muss der Notar keinerlei Bewertung der Dokumente vornehmen, weshalb auch keine Sprachkenntnisse (wenn die Dokumente in einer anderen Sprache geschrieben sind) erforderlich sind.
Definition
Ausländische Staaten erkennen in der Regel die Echtheit von amtlichen Dokumenten oder öffentlichen Urkunden, die in einem anderen Land ausgestellt wurden, nicht an. Zu diesen Dokumenten und Urkunden zählen beispielsweise Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden sowie Gerichtsurteile und Gerichtsbeschlüsse, notarielle Urkunden, Bescheinigungen von Verwaltungsbehörden oder Handelsregisterauszüge. Kommerzielle Dokumente sind von dieser Art Beglaubigung ausgeschlossen. Wer eines dieser Dokumente beispielsweise für einen Geschäftsabschluss oder eine Unternehmensgründung im Ausland vorlegen muss, muss diese zunächst auf besondere Weise beglaubigen lassen.
Die Beglaubigung ist ein Verfahren, bei dem die Echtheit amtlicher Dokumente geprüft und bestätigt wird. Sie wird benötigt, um die Anerkennung in einem an-deren Land zu gewährleisten. Nach Beglaubigung darf dieses Dokument recht-mäßig den Behörden des Ziellandes vorgelegt werden und muss von diesen anerkannt werden.
Nutzung
Mit einer Haager Apostille wird die Echtheit einer öffentlichen Urkunde bestätigt, die für diesen Vorgang unbedingt im Original vorliegen muss. Kopien (auch notariell beglaubigte) reichen nicht aus. Die Apostille wird im Gegensatz zur Legalisation von den Behörden des jeweiligen Staates ausgestellt, in dem auch das Original beurkundet wurde. Ohne eine Apostillierung sind deshalb viele staaten- übergreifende Rechtsgeschäfte nicht möglich. Welche Behörde der Ansprechpartner für die Apostille ist, wird vom jeweiligen Staat bestimmt.
Es existieren zwei Arten der Haager Apostille im wirtschaftlichen Verkehr: Die Echtheitsbestätigung einer ausländischen Urkunde zur Verwendung in Deutschland und die einer deutschen Urkunde zur Verwendung im Ausland.
Wir bei Taxdoo benötigen eine Haager Apostille von Euch hauptsächlich bei Registrierungs-/Vollmachtsübertragungsprozessen in Spanien.
Ausstellung
Da jeder Vertragsstaat selbst festlegt, welche Behörde die Apostille ausstellt, solltet Ihr Euch vorab informieren, welcher Ansprechpartner zuständig ist. In Deutschland sind die Apostillebehörden beispielsweise das Justizministerium, das Bundesverwaltungsamt sowie die (Land)Gerichtspräsidenten. Wer Euer nächster Ansprechpartner für Apostillen in Deutschland ist, könnt Ihr beim Behördenfinder herausfinden. Eure Ansprechpartner im Ausland findet Ihr bei der Länderübersicht des Auswärtigen Amtes.
Grundsätzlich kann man die notarielle Beglaubigung inkl. Haager Apostille auch im Ausland beantragen. Wenn es in dem Land jedoch keinen Notar gibt, der da-zu bevollmächtigt ist, ist es erforderlich, dass man sich an die inländische Botschaft wendet, um sich dort die erforderlichen Beglaubigungen einzuholen.
Apostillen werden immer im Ursprungsland der Dokumente, die beglaubigt wer-den sollen, ausgestellt. Heißt, Urkunden, die in Deutschland ausgestellt wurden, werden von zuständigen deutschen Behörden auf Bundes- oder Landesebene ausgestellt.
Wer kann eine Haager Apostille beantragen?
Generell beantragt der Urkundeninhaber die Apostille. Allerdings kann der Urkundenaussteller auch eine Apostillierung veranlassen. Der Antragsteller muss zudem nicht zwingend identisch sein mit der Person, die die Urkunde im Ausland vorlegen möchte – etwa bei einem Notartermin oder einer Geschäftskontoeröffnung.
Wir empfehlen Euch für die Erstellung einer Haager Apostille den folgenden Notar in Hamburg:
Anforderungen
Wenn Ihr eine Haager Apostille beantragen möchtet, solltet Ihr zunächst darauf prüfen, ob beide Länder Mitgliedstaaten des Haager Abkommens sind. Weiter-hin sollte es sich bei den zu beglaubigenden Dokumenten um öffentliche Urkunden handeln und sowohl Siegel als auch Unterschrift auf dem Dokument klar erkennbar und leserlich sein.
Kosten & Dauer
Was kostet es, eine Apostille zu beantragen?
Die Apostille ist eine gebührenpflichtige Amtshandlung. Je nach Ausstellungsland fallen hierbei unterschiedlich hohe Gebühren an, die sich in der Regel je nach Land und Art des zu beglaubigenden Dokuments zwischen 15 und 300 Euro bewegen (Stand 2018). Eventuelle Zusatzkosten sind ebenso vom Antragsteller zu übernehmen.
Wie lange dauert das Apostillierungsverfahren?
Oft sind Wartezeiten mit der Erteilung einer Apostille verknüpft. Daher empfiehlt es sich, schon frühzeitig die nötige Vollmacht erstellen zu lassen bzw. sich um einen Notartermin zu bemühen. Die deutsche Auslandsvertretung hat dabei keine Einflussmöglichkeiten.
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