In diesem Artikel erklären wir, was Pro-Forma-Rechnungen sind, wann du diese benötigst und wie Taxdoo dich hierbei unterstützen kann.
Was sind Pro-Forma-Rechnungen?
Verkaufst du als Unternehmer Ware, stellst du deinen Kunden hierüber eine Rechnung aus und forderst sie damit auf, den entsprechenden Kaufpreis zu entrichten. Eine Pro-Forma-Rechnung enthält eine solche Zahlungsaufforderung nicht. Stattdessen handelt es sich hierbei um einen Beleg, welcher der Form halber, also pro forma, ausgestellt wird.
Pro-Forma-Rechnungen kommen unter anderem dann zum Einsatz, wenn für eine Warensendung ins Ausland keine Kaufpreiszahlung geleistet werden muss. Im Onlinehandel entstehen solche Warensendungen hauptsächlich durch das sogenannte "Innergemeinschaftliche Verbringen".
Innergemeinschaftliches Verbringen
Mit dem innergemeinschaftlichen Verbringen ist der Transport unternehmenseigener Ware von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen gemeint. Das Umsatzsteuerrecht fingiert in diesem Fall grenzüberschreitende Lieferungen an dich selbst. Verbringungen sind steuerlich den grenzüberschreitenden Lieferungen an andere Unternehmer gleichgestellt (den sogenannten innergemeinschaftlichen Lieferungen) und damit, unter bestimmten Voraussetzungen, steuerfrei. Für die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung musst du, neben weiteren Belegnachweisen, innerhalb von 15 Tagen nach Ablauf des Monats der jeweiligen Lieferung eine Rechnung ausstellen (dies ergibt sich aus § 14a Abs. 3 UStG).
Für das Verbringen eigener Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat kann eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne als Nachweis für die Steuerfreiheit jedoch nicht ausgestellt werden. Im Falle der innergemeinschaftlichen Verbringung sieht die Finanzverwaltung deswegen die Verwendung einer Pro-Forma-Rechnung vor.
Wann benötige ich Pro-Forma-Rechnungen?
Als Onlinehändler benötigst du Pro-Forma-Rechnungen vor allem dann, wenn du deine Ware in mehreren EU-Staaten lagerst. Dies tritt in der Regel bei der Verwendung von Fulfillment-Programmen wie Amazon FBA oder Zalando ZFS auf. Du selbst oder der Marktplatz verbringt deine Waren in Warenlager im EU-Ausland, wobei jeder grenzüberschreitende Transport von einem Lager in ein anderes eine innergemeinschaftliche Verbringung darstellt und zu Umsatzsteuerpflichten im Ursprungs- und im Bestimmungsland führt.
Damit diese innergemeinschaftlichen Lieferungen an dich selbst nicht im Rahmen einer Umsatzsteuerprüfung nachträglich besteuert werden, musst du entsprechende Nachweise, die Pro-Forma-Rechnungen, vorlegen können. Kannst du diese Nachweise nicht erbringen, kann es im schlimmsten Fall dazu kommen, dass du Umsatzsteuer auf Lieferungen zahlen musst, denen kein wirklicher Umsatz für dein Unternehmen zugrunde liegt.
Wie kann Taxdoo mich bei Pro-Forma-Rechnungen unterstützen?
Für die Erstellung der Pro-Forma-Rechnung kannst du bei Taxdoo ein Export Add-on buchen. Solltest du das Add-on nicht bereits bei der Buchung von Taxdoo ausgewählt haben, kannst du dieses bequem in deinem Dashboard unter Einstellungen > Add-ons > Export Add-ons > Pro-Forma-Rechnung hinzufügen.
Hast du das Add-on gebucht, erstellt Taxdoo für deine innergemeinschaftlichen Verbringungen monatlich Pro-Forma-Rechnungen. Diese stehen dir dann immer am 15. des Monats im Dashboard unter Transaktionen > Transaktionsübersicht als PDF-Dateien zum Download zur Verfügung.
Mit den von Taxdoo erstellten Pro-Forma-Rechnungen kommst du deiner Pflicht zum Nachweis über die Steuerfreiheit deiner innergemeinschaftlichen Verbringungen nach und läufst nicht Gefahr, diese Vorgänge nachträglich versteuern zu müssen.
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