Betriebsprüfung in Polen

Was ist eine Betriebsprüfung?

 

Eine Betriebsprüfung ist eine Inspektion des polnischen Finanzamtes. 

Im Zuge dessen wird die polnische Finanzbehörde diverse Informationen und/oder Unterlagen von Ihnen anfordern (wie z.B. Amazon VAT-Berichte), um sich auf diese Weise ein umfassendes Lagebild des geprüften Sachverhaltes zu verschaffen. Eine Auflistung der häufig geforderten Daten und Unterlagen führen wir im unteren Teil des Artikels auf. 

Es entspricht durchaus der gängigen Praxis und Vorgehensweise der polnischen Finanzbehörde, dass die einzureichenden Unterlagen nicht alle auf einmal, sondern nach und nach zur Verfügung zu stellen sind. Darüber hinaus ist es üblich, dass die polnische Finanzbehörde kurze Einreichfristen setzt.

 

Welche Risiken bringt eine Betriebsprüfung mit sich?

 

Sollten geforderte Unterlagen nicht fristgerecht eingereicht werden, kann das polnische Finanzamt zusätzlich hohe Strafzahlungen verhängen.

 

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?

 

Eine Betriebsprüfung zieht sich meist über mehrere Monate. Genaue Angaben zur Dauer können im Voraus leider nicht prognostiziert werden, da sich jede Betriebsprüfung individuell unterscheidet. Die Dauer variiert stark nach den Prüffeldern der Finanzbehörden und dem Umfang der angeforderten Daten.

 

Kann Taxdoo die Betreuung meiner Betriebsprüfung übernehmen?

 

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Betriebsprüfung. 

Voraussetzung für die Durchführung der Betreuung durch unsere Partner ist eine spezielle Vollmacht, die wir Ihnen gerne nach Beauftragung zur Gegenzeichnung zukommen lassen.

Unsere Betreuung umfasst: 

• Vollumfängliche Kommunikation mit der polnischen Finanzbehörde.
• Zuverlässige Informationsweitergabe. Wir teilen Ihnen umgehend mit, welche Informationen und/oder Dokumente von Ihnen verlangt werden und wie diese zu beschaffen sind. 
• Kompetenter Ansprechpartner bei Fragen. Natürlich stehen wir Ihnen während der Betriebsprüfung jederzeit für Fragen zur Verfügung.

Da die Betreuung einer Betriebsprüfung mit einem hohen Aufwand verbunden ist, rechnen wir unsere Unterstützung Im Rahmen Ihrer Betriebsprüfung  pauschal mit 1.500 EUR ab.

 

Welche Dokumente muss ich dem polnischen Finanzamt zur Verfügung stellen?

 

Dies ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Das polnische Finanzamt fordert die Informationen erfahrungsgemäß nicht alle auf einmal, sondern nach und nach. Jede Informationsabfrage geht mit einer in der Regel sehr kurzen Einreichfrist einher. 

Um das Risiko einer verspäteten Einreichung der Informationen zu minimieren (bspw. durch verspätete Antworten von Anbietern wie Amazon), haben wir eine Übersicht mit den erfahrungsgemäß häufig angeforderten Informationen, Unterlagen und Nachweise angefertigt. Um etwaige Fristen einhalten zu können, möchten wir Sie bitten, uns die aufgelisteten Unterlagen schnellstmöglich zur Verfügung zu stellen. Wir reichen diese umgehend auf Anfrage des Finanzamtes ein.

Übersicht der Dokumente und Informationen, die erfahrungsgemäß angefordert werden:

• Die Steuererklärungen VAT-7 für den geprüften Zeitraum, falls Ihr Voranbieter diese eingereicht hat.
• VAT-Register für den geprüften Zeitraum, falls Ihr Voranbieter diese eingereicht hat.
• Eine detaillierte Beschreibung der Tätigkeiten der Gesellschaft in Polen mit der Beschreibung des Verlaufes der Transaktionen.
• Beschäftigen Sie in Polen Mitarbeiter:innen? 

Falls ja, werden die entsprechenden Arbeitsverträge benötigt.

• Tätigen Sie Online-Verkäufe? 

Falls ja, welche Internetplattformen werden genutzt und unterliegen die Transaktionen der Besteuerung in Polen? Teilen Sie uns in diesem Fall bitte den Verkaufskanal und den Account-Namen bzw. Namen der Website mit. 

• Wurden Ihnen verbindliche Auskünfte erteilt? Falls ja, dann bittet das Finanzamt um die Vorlage. 
• Verträge in Bezug auf Käufe und Verkäufe in polnischer Sprache, sofern schriftliche Verträge in Polen geschlossen wurden.  
• Alle Bankauszüge für den geprüften Zeitraum, die mit der ausgeführten Tätigkeit verbunden sind.
• Angabe des Gegenstands von Verkaufs- und Einkaufsrechnungen.
• Kaufen Sie Dienstleistungen, die in Polen der Besteuerung unterliegen? Falls ja werden die Verträge benötigt.
• Die Abrechnungen mit Amazon für den geprüften Zeitraum.
• Alle Amazon VAT-Berichte (VAT Transaction Reports) im Excel-Format für die geprüfte Zeitperiode.
•  Um an diese zu gelangen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte in Ihrem Amazon Seller Central: Reports → fulfilment by Amazon reports → tax →Amazon VAT Transactions Report 

Bitte stellen Sie entsprechende Nachweise zur Verfügung, sofern Sie

• Dropshipping bzw. Kommissionsgeschäfte betreiben,
• Betriebsstätten oder Büros in Polen führen,
• Warenlager in Polen besitzen und/oder mieten,
• mit anderen nahestehenden Personen zusammenarbeiten, mit denen Kapitalverbindungen oder personelle Verbindungen bestehen. 

In diesem Fall bittet das Finanzamt um die Angabe von diesen Personen sowie die Angabe, worin die Verbindungen bestehen.

Hinweis: Es kann nach erfolgter Einreichung der o.g. Unterlagen noch nachträglich zu zusätzlichen Forderungen nach Nachweisen durch das Finanzamt kommen (Bspw. Nachweise über Verbringungen).

 

Meine Betriebsprüfung ist beendet und ich bin mir nicht sicher, ob das Ergebnis zutrifft.

 

Gerne hinterfragen wir zusammen mit unseren Partnern das Ergebnis Ihrer Betriebsprüfung und prüfen, ob eine evtl. Steuerlast zu mindern ist und setzen sich mit der polnischen Finanzbehörde direkt in Verbindung. Ein Widerspruch gegen das beschiedene Ergebnis der Betriebsprüfung werden wir jedoch nur dann einlegen, wenn wir die vorangegangene Betriebsprüfung auch betreut haben.

Sollten wir Ihre Betriebsprüfung nicht betreut haben, können wir leider nicht überprüfen, ob das Ergebnis zutreffend ist.